En cuestiones de movilidad, es un error pensar que un equipo se ha vuelto arcaico sólo porque se lanza uno nuevo al mercado. Esto no es un indicador tajante de que la vida del dispositivo ya expiró, pero es posible que sea un primer aviso. La obsolescencia es un término relativamente subjetivo, ya que las tecnologías rara vez detienen por completo su funcionamiento, sino que usualmente se observa una disminución gradual en el desempeño. Estos cambios pueden resultar imperceptibles a los usuarios y a los administradores de sistemas, y por tanto disfrazar la necesidad de una actualización. Sin embargo, estas omisiones pueden resultar muy costosas, especialmente cuando se multiplican por el número de equipos y usuarios que las emplean diariamente.
¿Cómo identificar un equipo obsoleto?
Uno de los signos de envejecimiento más comunes dentro de los equipos es el desempeño de la batería a lo largo del tiempo, especialmente en los dispositivos móviles cuyas fuentes de energía quizá no sean de larga duración. Continuar utilizando baterías viejas requiere mayor tiempo para la recarga, además de que no permite mayor iluminación en las pantallas de las computadoras, se realizan menor cantidad de lecturas de códigos de barras y transmisiones inalámbricas, al igual que lentitud de procesamiento en las operaciones. La solución más sencilla sería reemplazarlas continuamente; sin embargo este tipo de acciones pueden encubrir algunas consecuencias más costosas. Forzar a los trabajadores a tomarse tiempo durante su jornada para recargar las baterías puede reducir la productividad. También, reemplazar repetidamente las baterías viejas por nuevas conlleva un considerable costo de compra y mantenimiento. Cuando los operadores tienen que perder valiosos segundos en re-escanear los códigos que fallaron su lectura o tienen que esperar que la terminal móvil procese la aplicación para desplegar un resultado, muchos de los beneficios en ahorros en tiempos, manos de obra y aumento de productividad se pierden.
Otro problema es la actualización de los equipos, lo cual comúnmente se resuelve cargando nuevas aplicaciones. Pero la mayoría de las veces, lo anterior trae como consecuencia afectaciones en la capacidad de memoria, así como en el tiempo de procesamiento y respuesta. La situación se torna aún más complicada cuando se trabaja con sistemas propietarios, debido a que se requieren conocimientos especializados para actualizarlos y hacer las modificaciones necesarias.
Cuando los usuarios comienzan a experimentar los efectos de un equipo avejentado o perciben un aumento en el número de reparaciones y reemplazos que tienen que hacer, es el momento para planear cómo sus sistemas móviles serán administrados. Es necesario considerar que aunque conservar los equipos por mucho tiempo puede contribuir a un Retorno de Inversión (ROI) excepcional, las bajas en productividad y un aumento en el Costo Total de Propiedad (TCO) pueden opacar los retornos originales.
En este punto se debe tomar la decisión más importante: iniciar la migración hacia equipos de siguiente generación o destinar un mayor presupuesto y tiempo de soporte para mantener funcionando los dispositivos actuales. Los sistemas viejos pueden conservarse útiles por mucho años, sin embargo resultan extremadamente difíciles de expandir más allá de sus capacidades o de replicar sus aplicaciones en nuevas instalaciones, lo que puede limitar el crecimiento a futuro.
¿Cómo migrar hacia una nueva tecnología?
Cualquier cambio que realicen las organizaciones en sus procesos debe justificarse en términos de costos y beneficios, y la actualización tecnológica no es la excepción. No obstante, este registro no siempre es sencillo ya que los nuevos sistemas no pueden compararse inmediatamente con aquellos que se están reemplazando. Desde luego, el desempeño será más rápido y confiable que con los antecesores, pero las comparaciones directas no abarcan el panorama completo porque existirán funcionalidades inéditas cuyos beneficios no fueron anticipados y para los cuales no se tenían métricas.
Al momento de pensar en adquirir nuevos equipos, es necesario considerar que éstos pueden tener mayores capacidades de procesamiento para estándares de comunicación inalámbrica, de banda ancha o que soportan telefonía de Voz sobre IP (VoIP) e incluso escáneres de códigos de barras y RFID. De esta manera la comunicación se eficienta y se elimina la necesidad de otros equipos, como teléfonos celulares o lectores de código de barras adicionales. En el campo de la captura automática de datos, lo de vanguardia es integrar varias funciones en un solo dispositivo: escanear códigos de barras, registrar la firma del cliente y tomar una fotografía como prueba de la entrega, todo esto proveyendo documentación en tiempo real que nunca tendrá que ser capturada manualmente al sistema.
Muy probablemente el costo de un cambio total en hardware, software y procesos de negocio sea algo que las organizaciones no puedan manejar. No por esto se debe descuidar la actualización, ya que una forma iniciar la migración es eligiendo computadoras que soporten la emulación de terminales, de tal manera que se puedan adaptar a futuros requerimientos pero que también soporten las aplicaciones anteriores, es decir que sean compatibles con diferentes generaciones de productos.
Para los equipos móviles se debe tomar en cuenta que aquellos basados en Linux o Java pueden carecer de los drivers necesarios para conectarse con lectores de códigos de barras, impresoras móviles y otros dispositivos periféricos. Por el contrario, las pantallas más grandes y con óptimos colores pueden mejorar la productividad al minimizar el tiempo que consume el subir y bajar a lo largo de la pantalla y buscar el mejor contraste, mientras que los tiempos de entrenamiento disminuyen.
Sea cual sea la decisión tomada es importante considerar que la tecnología se mueve y evoluciona rápidamente. Por tal motivo, es conveniente adoptar sistemas basados y apegados a estándares que no se volverán obsoletos tan vertiginosamente cuando las redes de trabajo incrementen su velocidad o diferentes opciones de seguridad se encuentren en el mercado.
Recomendaciones para una migración exitosa
Existen algunos factores básicos a tomar en cuenta:
- Establezca un límite de vida para los sistemas actuales y que comienzan estar obsoletos.
- Revise a fondo sus procesos de negocio, especialmente aquellos que constituyan un cuello de botella. Investigue si estas operaciones se pueden mejorar utilizando nuevas herramientas.
- Analice hacia dónde se va a mover su negocio, qué cambios potenciales va a haber y cómo estos repercutirán en sus nuevos sistemas. No adelante su área de Tecnologías de Información para satisfacer las necesidades de hoy sin visualizar el futuro cercano de su compañía.
- Busque y saque provecho de los estándares.
- Adopte equipos con memoria expandible, de tal forma que las aplicaciones puedan actualizarse o soportar cualquier información adicional en el futuro.
- Asegúrese que el uso de una tecnología de radio en el dispositivo no es exclusivo. Actualmente existen en el mercado aplicaciones de modo dual que se convierten rápidamente en el modelo común.
- RFID coexistirá con el código de barras en el futuro. Aunque dentro de sus planes inmediatos no se encuentre incluir la Identificación por Radiofrecuencia a sus procesos, considere equipos que puedan soportar la tecnología, ya que es una tendencia que en poco tiempo se volverá una práctica común.
- Evalúe la compatibilidad de los equipos móviles con su ERP sin programación adicional excesiva.
- Haga pruebas con la tecnología.
- Si no cuenta con el equipo o personal para llevar a cabo la implementación, recurra a los Servicios Profesional de consultoría de su vendedor.
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